سیستم خرید
ضوابط و ويژگيهاي سيستم تداركات و خريد
· اطلاعات پايه
1- امكان ثبت اطلاعات منابع خريد و فروشندگان كالا و خدمت و امكان طبقهبندي آنها به تفكيك انواع كالاها و خدمات
2- امكان ثبت اطلاعات نمايندگيهاي فروش و خدمات پس از فروش توليدكنندگان و منابع خريد
3- امكان تعريف انواع كالاهاي مورد نياز سازمان و ثبت اطلاعات آن شامل مشخصات فني، اندازه، نام توليدكننده، كشور سازنده، گواهينامه استانداردهاي كيفيت و نام فروشنده و امكان مشاهده مستندات تصويري كالا
4- امكان تعريف انواع خدمات مورد نياز سازمان
5- امكان ثبت مشخصات شخصي و شغلي كارپردازان
6- امكان ثبت مشخصات شخصي و شغلي اعضاي كميسيون معاملات، كميسيون مناقصه، كميته فني بازرگاني و هيئت ترك تشريفات مناقصه و مزايده
7- امكان ثبت قوانين و مقررات مربوط به خريد شامل قانون محاسبات عمومي كشور، قانون برگزاري مناقصات، قانون تنظيم بخشي از مقررات مالي دولت، آييننامه معاملات دولتي، آييننامههاي مالي و معاملات خاص دستگاه (در صورت وجود)، مقررات صادرات و واردات، قوانين گمركي، اساسنامه هيأت رسيدگي به شكايات، آييننامه اجرايي ارزيابي كيفي مناقصهگران، قانون حداكثر استفاده از توان فني، مهندسي، توليدي، صنعتي و اجرايي كشور و شرايط بازرگاني بينالمللي (اينكوترمز)[1]
8- امكان تعريف انواع خريد شامل داخلي، خارجي، داخلي قراردادي و داخلي غيرقراردادي
9- امكان تعريف انواع روش خريد شامل استعلام، مناقصه و ترك تشريفات مناقصه
10- امكان تعريف انواع معاملات از نظر نصاب (قيمت معامله) شامل معاملات جزيي، معاملات متوسط و معاملات عمده
11- امكان تعريف انواع تضمين قراردادها شامل ضمانتنامههاي شركت در مناقصه (وجه التزام)، انجام تعهدات، پيشپرداخت و حسن انجام كار
12- امكان تعريف حسابهاي بانكي
13- امكان تعريف شركتهاي بيمه و انواع بيمهنامه
14- امكان تعريف مؤسسات و شركتهاي بيمه و بازرسيكننده كالاهاي وارداتي
15-امكان تعريف سازمانهاي مسئول صدور گواهي سلامت (بهداشت)
16- امكان تعريف مرزها و گمركات ورودي كالا به كشور
17- امكان تعريف تعرفههاي گمركي
18- امكان تعريف انواع معاملات شامل معاملات نقدي، نسيه و مدتدار
19- امكان تعريف انواع روشهاي واردات كالا شامل واردات با ارز حاصل از صادرات، واردات بدون انتقال ارز و قراردادهاي بيع متقابل
20- امكان تعريف انواع اسناد خريد
21- امكان تعريف انواع بارنامه شامل بارنامه هوايي، دريايي، ريلي، زميني، سراسري، رسيد پستي و حمل مركب فياتا
22- امكان تعريف انواع ضمانتنامههاي ارزي و گمركي
23- امكان تعريف انواع استانداردهاي كيفيت كالا
24- امكان تعريف انواع ارز و نرخ آنها
25- امكان تعريف انواع وسايل حمل كالا شامل هواپيما، كشتي، قطار، تريلي، كاميون و وانت
26- امكان تعريف تنخواهگردان
27- امكان تعريف نيازهاي دستگاه و تهيه فهرست كالاها و خدماتي كه بايد تهيه و خريداري شود در سه دسته نيازمنديهاي عمومي، نيازمنديهاي فني و تخصصي و نيازمنديهاي طرحها يا پروژههاي خاص
28-امكان تعريف اسناد حمل شامل فاكتور فروش، گواهي مبدأ، بيمهنامه، بارنامه، گواهي بازرسي، گواهي بستهبندي و گواهي بهداشت
· ثبت درخواست خريد كالا يا خدمت
1- امكان درخواست خريد از طريق سيستم
2- امكان تبديل يك درخواست به چند دستور خريد
3- امكان تبديل چند درخواست خريد به يك دستور خريد
4- امكان اولويتبندي كالاهايي كه بايد خريداري شود
5- امكان صدور خودكار درخواست خريد با توجه به اطلاعات ارسالي از سيستم انبار در خصوص نقطه سفارش هر كالا
6- امكان گردش درخواست و دستور خريد كالا ميان مراجع يا افراد تصميمگيرنده دستگاه براي صدور دستور لازم (تأييد، رد يا اصلاح) از طريق سيستم
7- امكان ثبت مراحل خريد، تعيين تاريخ مورد نظر براي انجام هر مرحله و تعيين فرد يا گروه مأمور به انجام هر مرحله
8- امكان ثبت برآورد هزينه اجراي درخواست خريد و تعيين نوع معامله با توجه به مبلغ برآورد
9- امكان درخواست تأمين اعتبار از طريق سيستم
· تشكيل پرونده سفارش
1- امكان تعيين مراحل خريد با توجه به قوانين و مقررات
2- امكان تشكيل پرونده سفارش از طريق انتخاب اقلام مورد نظر در درخواستهاي متفاوت
3- امكان ثبت اطلاعات پيشنهادهاي قيمت فروشندگان همراه با مشخصات كالا يا خدمت، تهيه صورت استعلامهاي دريافتي و منظمكردن آن بر اساس قيمت
4- امكان تعيين فرد يا گروه براي انجام هر سفارش
5- امكان تهيه فرم سفارش خريد حاوي اطلاعاتي شامل نام فروشنده، مشخصات كالا، تعداد سفارش، قيمت واحد، قيمت كل، مبلغ تخفيف، زمان تحويل و نحوه تحويل
6- امكان ذخيره و مشاهده اسناد مناقصه و مزايده
· تعيين پيمانكار يا فروشنده
1- امكان ثبت و نگهداري سوابق مربوط به استعلام قيمت كالاها و خدمات
2- امكان ثبت اطلاعات مربوط به مناقصه و مزايده شامل عنوان، برنامه زماني مناقصه يا مزايده، مهلت شركت در مناقصه يا مزايده، نوع (محدود يا عمومي، يك مرحلهاي يا دو مرحلهاي)، نام شركتكنندگان، مبالغ پيشنهادي و نام برنده
3- امكان ثبت اطلاعات مربوط به ترك تشريفات مناقصه و مزايده شامل تاريخ تشكيل جلسات، علت ترك تشريفات، مبلغ مصوب و نام برنده
4- امكان تهيه صورتجلسات كميسيون معاملات شامل صورتجلسه استعلام قيمت و صورتجلسه برنده مناقصه و مزايده و نگهداري آنها
5- امكان گردش صورتجلسات ميان اعضاي كميسيون معاملات جهت تأييد يا رد آنها و امكان اضافهكردن توضيح به صورتجلسه (در صورت نياز) توسط هر يك از امضاءكنندگان
6- امكان دعوت اعضاي كميسيون معاملات، كميسون مناقصه و كميتة فني بازرگاني به جلسات از طريق سيستم
7- امكان ابلاغ صورتجلسات به واحدهاي مورد نظر دستگاه از طريق سيستم
· سفارش خريد داخلي
1- امكان ثبت مراحل خريد كالا و خدمات، مدت مورد نظر براي انجام هر مرحله و ثبت عملكرد آنها
2- امكان تنظيم و صدور چك
3- امكان مشاهده اطلاعات چكهاي آماده دريافت شامل عنوان ذينفع، تاريخ صدور، شماره چك، علت صدور و مبلغ
4- امكان ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا و خدمت و منابع تأمين آنها شامل نام كالا يا خدمت، نام فروشنده، نام كارپرداز خريد، تاريخ خريد، تعداد، مبلغ واحد، مبلغ كل، ضمانتها و كيفيت انجام كار يا ارائه خدمات
· سفارش خريد خارجي
1- امكان تعريف مراحل سفارش خريد خارجي
2- امكان ثبت اطلاعات مجوزهاي مورد نياز از دستگاهها و مراجع مختلف جهت واردات كالا از خارج
3- امكان ثبت اطلاعات پيش فاكتور و پروفرما شامل نام و نشاني فروشنده و خريدار، شماره و تاريخ صدور پروفرما، نام كالا و مشخصات آن، نوع، مقدار، تعداد، قيمت واحد، قيمت كل، شرايط پرداخت، كراية حمل، نحوة بستهبندي، شرايط حمل، زمان تحويل، نام مبدأ و مقصد، مدت اعتبار پروفرما و نوع ارز
4- امكان تعريف كليه پارامترهاي مؤثر در مبلغ پروفرم و كنترل تاريخ سررسيد پروفرماها و امكان تعيين پروفرم نهايي
5- امكان ثبت اطلاعات حواله ارزي و اطلاعات پرداخت در مورد خريد خارجي نقدي
6- امكان ثبت عمليات مربوط به اخذ بيمهنامه شامل اطلاعات مربوط به استعلام قيمت بيمه، مشخصات بيمهنامه، رسيد وصول حق بيمه و كنترل تاريخ سررسيد بيمهنامهها
7- امكان ثبت اطلاعات اعتبارات اسنادي
8- امكان ثبت اطلاعات تضمينهاي دريافتي از فروشندگان شامل ضمانتنامه انجام تعهدات، ضمانتنامه پيشپرداخت، گارانتي و نحوه جبران خسارت احتمالي وارده
9- امكان تعيين مغايرتهاي اقلام سفارششده و دريافتشده
10- امكان ثبت و كنترل اطلاعات مربوط به حمل كالا شامل اطلاعات برنامه حمل سفارش، بارنامه حمل و تاريخ سررسيد آن، اطلاعات ورود كالا به مرز يا گمرك، اطلاعات واريز دائم و موقت، اطلاعات قبض انبارهاي گمركي ارائهشده و پروانه گمركي و تاريخ سررسيد آن، اطلاعات بارگيري كالا از گمرك و تخليه در انبار و مغايرت آن و اطلاعات رسيد كالا به انبار
11- امكان ثبت اطلاعات نرخهاي ارز و امكان محاسبه معادل دلاري (يا هر ارز پاية ديگر) و معادل ريالي جهت مقايسه قيمت كالاها و خدمات در بازارهاي مختلف
12- امكان ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا و خدمت و منابع تأمين آنها شامل نام كالا يا خدمت، نام فروشنده، تاريخ خريد، تعداد، مبلغ واحد، مبلغ كل، ضمانتها و كيفيت انجام كار يا ارائه خدمات
· عقد قرارداد خريد
1- امكان تنظيم قرارداد
2- امكان ثبت مشخصات قرارداد شامل نام طرفين قرارداد (فروشنده و خريدار) و نشاني آنها، موضوع، مدت، مبلغ واحد، مبلغ كل، مدت تحويل كالا يا خدمت، شرايط تحويل، نوع ضمانت، نحوه پرداخت، كسورات، شرايط فسخ، حوادث غيرمترقبه و حل اختلاف
3- امكان ارائه صورت وضعيت قراردادها شامل نام فروشنده، ميزان عملكرد، مبالغ پرداختشده و مراحل آن، ميزان كسورات و وضعيت عملكرد با توجه به مدت قرارداد
4- امكان درخواست وجه جهت مراحل مختلف قرارداد از طريق سيستم شامل درخواست وجه بابت استرداد وجهالضمان، پيشپرداخت، صورت وضعيت قرارداد و ...
5- امكان تنظيم و ثبت الحاقيه يا متمم قرارداد
6- امكان محاسبه جريمه و خسارت احتمالي با توجه به اطلاعات ورودي به سيستم
7- امكان محاسبه پيش پرداخت، مبلغ قابل پرداخت در هر مرحله به صورت ناخالص و خالص (پس از كسر ماليات، بيمه، تسويه پيشپرداخت و ضمانتها)
8- امكان محاسبه كسورات قرارداد به تفكيك انواع آن شامل ماليات، بيمه و حُسن انجام كار
· حمل و تحويل كالا و خدمت
1- امكان ثبت پيشنهادهاي قيمت شركتهاي حمل
2- امكان ثبت و كنترل مراحل حمل هر سفارش
3- امكان دريافت و ثبت اطلاعات تحويل موقت، تحويل دائم و مرجوعي كالا
4- امكان ارسال اطلاعات كالاي دريافتشده به سيستم انبار و كنترل رسيدها با سفارشهاي انجامشده
5- امكان تنظيم و ارسال فرم گزارش مرجوعي به همراه رسيد برگشت وجه و مدارك ديگر به امور مالي
· امور مالي تداركات و خريد
1- امكان ثبت اطلاعات تنخواهگردانها شامل نام دارنده تنخواه، مبلغ كل تنخواه، ثبت هزينههاي انجامشده از محل تنخواه به تفكيك فاكتورها و موارد خريد
2- امكان تنظيم و ارسال درخواست وجه از امور مالي (جهت خريد اقلامي كه از محل تنخواه خريداري نميشوند) يا صدور چك در وجه فروشندگان
3- امكان ثبت هزينههاي انجامشده از محل تنخواهگردانها و تهيه صورت هزينههاي انجامشده حاوي اطلاعاتي نظير نام كالا يا خدمت خريداريشده، تاريخ، تعداد و مبلغ خريد
4- امكان تنظيم گزارش عملكرد تنخواه جهت تسويه يا ترميم و ارسال آن به امور مالي جهت تسويه
· امكانات سيستم
1- امكان جستجو بر اساس اطلاعات اصلي سيستم
2- امكان جستجوي پويا بر اساس پارامترهاي مختلف و قابل تعريف توسط كاربر
3- امكان توليد فرمهاي مورد نياز كاربران (Form Generator)
· گزارش
1- امكان تهيه انواع گزارشهاي تاريخچهاي، عملياتي و مديريتي به صورت آماري و نموداري
2- امكان مشاهده و گزارش وضعيت عملكرد برنامههاي خريد
3- امكان گزارشگيري خريدهاي انجامشده از يك فروشنده و يا گزارش خريد بر مبناي نوع كالا يا خدمت خريداريشده
4- تهيه گزارش جامع درخواستهاي خريد و امكان نمايش اسناد ثبتشده روي هر درخواست خريد و نمايش درخواستهاي انجامنشده
5- امكان تهيه فهرست فروشندگان كالا و وضعيت آنها
6- امكان تهيه گزارش خلاصه خريد از فروشندگان و كشورها
7- امكان تهيه گزارش از برنامه سفارشات خريد و گزارش آخرين وضعيت، سفارشات رسيده، معوق يا انجامشده و گزارش تأخير اقدامات سفارشات و گزارش اقلام كسري، معيوب و برگشتي
8- امكان تهيه گزارش هزينههاي سفارشات و قيمت تمامشده سفارش
9- امكان گزارشگيري از ثبت سفارش خريدهاي خارجي
10- امكان گزارشگيري از اعلاميههاي ورود كالا
11- امكان گزارشگيري از درخواست حوالههاي ارزي
12- امكان گزارشگيري از قراردادهاي خريد و امكان گزارشگيري از كليه پرداختها و وضعيت قراردادهاي يك فروشنده
13- امكان تهيه گزارش اسناد مرتبط با كالا، فروشندگان، كارشناسان خريد، برگ ارسال كالا و همچنين نمايش كليه اسناد موجود در سيستم به تفكيك نوع سند با كمك فيلترهاي مربوطه شامل تاريخ و صادركننده سند
14- امكان گزارشگيري از حوالههاي ارسالي به انبار و رسيد انبارهاي واصله
15- امكان گزارشگيري از كالاهايي كه مدت تحويل آن گذشته و تحويل داده نشدهاند و كالاهاي در راه
16- امكان تهيه گزارش چكهاي صادره از تنخواهگردان خريد داخلي
17- امكان گزارشگيري از خريدهاي انجامشده به تفكيك كارپردازان
18- امكان گزارشگيري از فهرست شركتهاي بيمه، شركتهاي بازرسيكننده و سازمانهاي مجوزدهنده
19- امكان تهيه گزارش از خريد كالا و خدمت به تفكيك انواع كالا و خدمات، واحدهاي متقاضي و دورههاي زماني مورد نظر
· ارتباط سيستم با ساير سيستمهاي عمومي
برقراري ارتباط و تبادل اطلاعات ميان سيستم تداركات و خريد و سيستمهاي زير براي دستگاههايي كه فاقد سيستمهاي عمومي يكپارچه ميباشند، توصيه ميشود. دستگاههاي اجرايي در مدت زمان مناسب نسبت به ايجاد سيستم يكپارچه براي اتوماسيون فرآيندها و فعاليتهاي عمومي خود و يا در صورت امكان، يكپارچهسازي سيستمهاي موجود اقدام كنند.
1- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پرسنلي
2- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم تشكيلات
3- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي
4- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم دبيرخانه
5- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال و داراييهاي ثابت
6- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم انبار
7- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم نقليه
8- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم تعمير و نگهداري تأسيسات، تجهيزات و ماشينآلات
· امنيت و حدود دسترسي
1- امكان تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز هر كاربر در اجراي عمليات كاربري به منظور افزايش امنيت اطلاعات (به عبارتي مشخص گردد كه هر كاربر با توجه به رده و مسئوليتهاي سازماني، تا چه سطحي مجاز به حذف، اضافه، تغيير و يا رؤيت چه بخشهايي از اطلاعات است)
2- امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم
3- امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسيهاي غيرمجاز
4- امكان ثبت كليه وقايع سيستم
· بازسازي اطلاعات
امكان بازسازي اطلاعات در مواردي كه سيستم با مشكلاتي مواجه ميشود.